Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung mit Jira

Das Projekt startete mit der Evaluierung des bestehenden Projektportfoliomanagement-Tools und der Anforderungen für die Abbildung des Flight Level. TEAM XALT definierte dann auf Basis der vorhandenen System- und Prozesskonfigurationen, welche Anforderungen an die neue Lösung bestehen.

In der Planungsphase wurden dann die Arbeitsschritte für die Umsetzung in Jira festgelegt und priorisiert. Die Arbeitspakete unterteilten sich folgendermaßen:

• Übersichtsboard in Jira einrichten, in dem alle Projekte mit den relevanten Daten abgebildet werden – zum Beispiel wie viele Personentage in den Projekten geplant bzw. schon angefallen sind, wie der prozentuale Fortschritt eines Projekts ist und wie der angefallene Aufwand mit den einzelnen Lieferobjekten (sogenannten Deliverables) verknüpft ist.
• Hierarchiestruktur bauen, damit das Projektportfoliomanagement als übergeordnete Instanz alle notwendigen Informationen der Projekte aufsummieren und abbilden kann.
• Implementierung der Workflows und Definition neuer Issue-Typen, zum Beispiel für Monatsreporting und Projektplanung mit Ressourcen.
• Automatisierungen in Jira erstellen, damit die notwendigen Informationen aus den Projekten automatisch im Projektportfoliomanagement zur Verfügung stehen.
• Skripte via ScriptRunner aufsetzen, um bestimmte Funktionen zu erweitern und einfache Anwendungen zu bauen, die in Jira Automations nicht umgesetzt werden können – zum Beispiel Felder ausblenden oder Schreibberechtigungen auf ein Feld legen.
• Ressourcenplanung inklusive eines Freigabeprozesses entwickeln. Dazu wurde das Asset Management von Jira Service Management verwendet sowie Standardfunktionen von Jira. Für jedes funktionelle Team innerhalb eines Projekts wurde ein Asset erstellt. Damit kann der Projektmanager bei der Planung eines Deliverables aus seinem Projekt einem Asset bzw. einer Rolle (zum Beispiel IT-Team, Finanz-Team, Kundenbereichs-Team) Aufwände zuweisen. In einem nächsten Schritt kann so der zuständige Manager dieses Teams die notwendigen Ressourcen freigeben bzw. ablehnen.
• Testen und Go-Live.

Während der Projektlaufzeit von rund fünf Monaten ging TEAM XALT zusammen mit EEX und ECC agil vor. Auf Basis von Jira Advanced Roadmaps wurden die Features priorisiert und abgearbeitet. In täglichen Stand-ups wurden der Fortschritt und die jeweils nächsten Tätigkeiten in einem cross-functional Team abgestimmt.

Die Implementierung von Projektportfoliomanagement und Projektmanagement in Jira hat zu deutlichen Effizienzsteigerungen geführt, sowohl für die Nutzer als auch auf Managementebene. Ebenso ist die Akzeptanz und die damit verbundene Nutzung von Jira innerhalb der EEX und ECC höher, sodass Jira in der täglichen Arbeit ein fester Bestandteil geworden ist. Das bereits vorhandene Jira-Know-how der User ermöglicht die gemeinsame Weiterentwicklung des Projektportfoliomanagement-Tools sowie die Koordination der Arbeit auf Lieferebene.

Diese Ergebnisse fassen die Vorteile zusammen:

Reduzierter Arbeitsaufwand

• Der Planungsaufwand für Projektmanager wurde um circa 50 % reduziert, da keine doppelte Datenpflege notwendig ist, um auch die für das Portfoliomanagement relevanten Daten direkt parat zu haben.
• Durch die Nutzung von automatisierten Workflows ist der manuelle Aufwand reduziert und weniger fehleranfällig.
• Jira ermöglicht die Auswertung von Portfoliomanagement-Daten direkt im Tool mit Hilfe von Dashboards und reduziert somit Aufwände für manuell erstellte Präsentationen.

Mehr Transparenz und Sicherheit für Entscheider

• Anzeige des tagesaktuellen Projektstatus im Übersichtsboard des Projektportfoliomanagements.
• Die Integration sämtlicher Informationen in dasselbe System minimiert das Risiko manueller Fehler und verbessert die Datenqualität.
• Möglichkeit der Koordination teamsübergreifender Projektarbeit bis hin zur Verknüpfung von daraus resultierenden Aufgaben auf ein einzelnes Teammitglied.

Effiziente Ressourcenplanung auf Grundlage aktueller Daten

Die von TEAM XALT gemäß den Kundenanforderungen entwickelte Ressourcenplanung in Jira bietet

• eine übersichtliche Darstellung der Rollen innerhalb eines Teams, die bestimmten Projektaufgaben zugewiesen sind, und
• die Erfassung geplanter Aufwände pro Rolle.