Bestellprozess Automatisierung und Digitalisierung für unseren Kunden aus dem Finanzsektor

Ein führendes internationales Unternehmen aus dem Finanzsektor in Deutschland mit über 500 Mitarbeitern stand vor der Herausforderung, seinen Bestellprozess zu digitalisieren und dieses Projekt aufgrund der Corona-Pandemie zu beschleunigen. Damit sollte zum einen der Wandel in der Prozesslandschaft gestartet werden und zum anderen die Zeit zwischen Bestellanfrage und Freigabe reduziert werden – und so durch Zeitersparnis deutlich Kosten und Ressourcen eingespart und die Effizienz der Mitarbeiter gesteigert werden.

Warum sollte der Prozess digitalisiert werden?

Der Bestellprozess innerhalb von Unternehmen ist meist langwierig, unübersichtlich und unflexibel. Bevor der Prozess digitalisiert wurde, wurde jede ausgehende Bestellung bzw. jeder Einkauf analog abgewickelt. Zudem musste jede Bestellung von allen beteiligten Abteilungen nacheinander freigegeben werden.

Durch die Nutzung der internen Hauspost verlangsamte sich der Bestellprozess noch weiter und führte häufig dazu, dass die in den Bestellungen enthaltenen Angebote ihre Gültigkeit verloren.

Ein weiterer Faktor, weshalb eine Digitalisierung des Bestellprozesses für das Unternehmen aus dem Finanzsektor von Bedeutung war, war der Beginn der COVID-19-Pandemie. Dadurch mussten ad hoc eine Vielzahl der Mitarbeiter remote bzw. von zu Hause aus arbeiten. Dadurch verlangsamte sich der Bestellprozess aufgrund von zusätzlichen Arbeitsschritten (Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten) nochmals.

Zielsetzung – was soll mit der Digitalisierung des Einkaufsprozesses erreicht werden?

In der Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und XALT bestand das Gesamtziel darin, den bestehenden Einkaufs- bzw. Bestellprozess nicht nur in Jira zu digitalisieren, sondern für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar zu machen und es zu ermöglichen, dass mehrere Prozessverantwortliche gleichzeitig an einer Bestellung arbeiten können.

Zudem war eine weitere Anforderung unseres Kunden, die Freigabe an einen möglichen Issue-Type in Jira zu knüpfen und die digitale Signierung mit dem Projektmanagement-Tool Jira zu ermöglichen.

Benachrichtigungen, Freigabe und Auditfähigkeit des Prozesses

Ein zentrales Problem für viele Unternehmen ist der Prozess, einen Stakeholder einer verantwortlichen Abteilung zu identifizieren, der die Beschaffung von externen Waren und Dienstleistungen genehmigen kann.

Mit unserer Lösung zur Digitalisierung des Beschaffungsprozesses werden alle Verantwortlichen automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn ihre Zustimmung erforderlich ist. So wird sichergestellt, dass das Unternehmen keinen wichtigen Auftrag übersieht und dass alle Angebote auch gültig sind. Zudem wird der Prozess dadurch beschleunigt, dass jeder Beteiligte, der einen Kauf absegnen muss, zum richtigen Zeitpunkt benachrichtigt wird.

Die Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit des Beschaffungsprozesses war ein zentrales Anliegen, das unser Kunde lösen wollte. Es gab kein zentrales System für die Verwaltung und Kontrolle der verschiedenen Prozessschritte. Daher war es schwierig, nachzuvollziehen oder zu berichten, was in den einzelnen Prozessphasen geschah oder wer für bestimmte Aktionen verantwortlich war. Ein durchgängiges Reporting entlang aller Prozessschritte war daher nur schwer bis gar nicht möglich.