Business Intelligence mit Confluence

Lösung und Methodologie

Verwendung von Confluence als Dokumentations- und Kommunikationstool, Aufbau eines Berechtigungsmanagement-Systems und Integration von Business-Intelligence-Funktionen in Confluence. Gemeinsam mit Fath24 wurden zunächst alle relevanten Requirements in einem Workshop abgestimmt und auf die Besonderheiten von Confluence und PocketQuery als BI-Tool hingewiesen.

Verwendete Produkte

Atlassian Confluence für Data Center, Refined for Confluence, PocketQuery, EasyMind, LanguageManager, Translations for Confluence, Advanced Image Gallery, Space Privacy – Extranet for Confluence, Table Filter and Charts for Confluence

Die Fath ist eine mittelständische Unternehmensgruppe aus dem fränkischen Spalt und hat weltweit rund 350 Mitarbeiter und eigene Produktions-, Logistik- und Vertriebsstandorte in Deutschland, den USA, China, Ungarn, Großbritannien, Mexiko, Brasilien und den Niederlanden. Die Fath ist spezialisiert auf die Entwicklung, die Herstellung sowie den Vertrieb von Systemkomponenten.

Dazu gehören Komponenten aus den Bereichen Maschinenbau, industrieller Gehäusebau und Betriebsmittelbau sowie die Visualisierung und der Materialfluss der Intralogistik.

Hintergrund zum Projekt

Die Geschäftsführung der Fath stand vor der Entscheidung ein neues und voll integriertes Business Intelligence System (BI) zu integrieren. Oftmals ist die Einführung eine zeitlich und sind die meisten dieser BI-Tools oftmals nur für sehr große Unternehmen 100% zu nutzen oder die Kosten für derart Systeme extrem hoch und im Mittelstand nicht immer zu rechtfertigen.

Das Ziel der Fath war deshalb so gewählt, dass sowohl das Kosten-Nutzenverhältnis ausgewogen sein sollte und zum anderen ein neues BI-System auf die Bedürfnisse von Fath genau abgestimmt werden konnte. Zusätzlich musste gewährleistet werden, dass dieses Zentrale Tool auch von allen berechtigten Mitarbeitern ohne erst langwierige Trainings absolvieren oder ein Spezialist auf dem Gebiet sein zu müssen. Weiterhin sollten alle Auswertungen des derzeitigen Systems auch mit dem neuen Tool möglich sein.

Die Software von Atlassian und LivelyApps – vorrangig Confluence und PocketQuery – waren auf Basis dieser Requirements die logische Wahl. PocketQuery eignet sich in Verbindung mit Google Sheets hervorragend zur grafischen und visuellen Abbildung von großen Datensätzen innerhalb von Confluence und kann je nach Einsatzzweck stark angepasst werden.

Die wichtigsten Requirements:

• einfache Nutzung des Systems von allen Mitarbeitern
• Abbildung aller wichtigen Unternehmensdaten innerhalb von Confluence
• Möglichkeit zur Personalisierung und einfachen Erweiterung des neuen BI-Systems
• Integration des internen CRM-Systems in die Softwarelandschaft

Das alte, bestehende Business Intelligence System (BI) sollte in seiner ursprünglichen Form beibehalten, aber in Confluence abgebildet werden. Weiterhin sollte gewährleistet werden, dass alle existierenden Funktionen in das neue System übernommen werden und für alle berechtigten User einfach zu Verwenden ist.

Die Herangehensweise

In den meisten Produktions- und Industrieunternehmen werden täglich unzählige Erzeugnisse hergestellt, verkauft und dadurch eine Vielzahl an Daten erzeugt, die wiederum in verschiedene Systeme eingespielt werden. Systeme wie ein ERP-System oder auch das interne CRM-System bedürfen meist einer eigenständigen Verwaltung und eines manuellen Exports von Daten, um diese anschließend mit einem weiteren Tool (BI) zu verarbeiten.

Bereitstellung der Daten in Confluence

Um zunächst die Möglichkeit zu schaffen, Confluence als BI-Tool verwenden zu können, mussten alle relevanten Datenbanken zunächst in Confluence zusammen mit PocketQuery integriert und eingebunden werden. Die Daten werden mittels des Plugins Google Sheets anschließend visuell auf einzelnen Confluence-Seiten dargestellt und für die Mitarbeiter zugänglich gemacht.

Integration des CRM-Systems

Um eine ganzheitliche Abbildung aller Daten zu erhalten, wurde zudem eine Schnittstelle zum CRM-System hergestellt. Damit können die jeweiligen Accounts (Kunden), Produkte oder Produktgruppen mit den konkreten Datensätzen verbunden werden. Aus dieser Überlegung heraus ist es zusätzlich möglich, direkt ganzheitliche Reportings zu den individuellen Kategorien zu erhalten.

User- und Berechtigungsmanagement

Durch die vorhandene internationale Ausrichtung von Fath ist es notwendig, dass ein Berechtigungsmanagement vor unautorisiertem Zugang auf bestimmte Unternehmensdaten schützt. Unsere Lösung ist ein umfangreiches Benutzermanagement-System, welches nur jenen Mitarbeitern alle Daten anzeigt, die auch die Berechtigung für den jeweiligen Datensatz haben. Dadurch entfällt letztendlich das Usermanagement aus dem alten BI-System und wird direkt in Confluence gesteuert.

Mehr zu Berechtigungsmanagement für Jira und Confluence finden Sie hier.